Saturday, December 3, 2022

Peraturan pengurusan acara penting untuk gambarkan profesionalisme penganjur

Secara Rawak

KUCHING: Majlis anda berjalan dengan lancar dan penuh kejayaan.

Itu antara ucapan penghargaan mahupun tahniah kepada penganjur selepas berjaya mengadakan acara yang penuh bermakna.

Namun di sebalik kejayaan itu, pasti tersimpan pelbagai rahsia yang ramai tidak tahu.

Jelas dilihat di depan mata, majlis atau acara yang diadakan itu berlangsung meriah tanpa sebarang cacat cela.

Itu yang kita nampak, namun berlainan pula dengan apa-apa yang dapat dinilai oleh pihak pengurusan acara.

Walau sehebat mana perancangan dibuat, berbulan-bulan lamanya persiapan dilakukan, namun tidak semuanya berjalan seperti yang dirancang, tetapi ia terpaksa juga dihadapi walaupun sukar.

Menurut Pengasas dan Pengarah BEAM Event Management, John Koh, dari situ wujudnya amalan Duck Face Rule dalam memastikan acara yang diadakan itu tetap berjalan dengan jayanya.

Duck Face Rule ditafsirkan sebagai itik yang kekal tenang pada luaran tetapi sebenarnya sedang mendayung dengan kaki di bawah air dengan bertenaga untuk memastikan dirinya terapung.

Dalam konteks pengurusan acara, peraturan itu amat penting, ia sebenarnya menggambarkan tahap profesionalisme seseorang dalam mengendalikan atau menguruskan sesuatu perkara.

“Walaupun berdepan pelbagai isu atau masalah ketika menguruskan acara, namun anda kekal tenang pada luaran, akan tetapi anda terus dan tetap berusaha dengan sebaik-baiknya untuk memastikan acara yang sedang berlangsung berjalan dengan lancar dan berhasil,” katanya.

Bagaimanapun, tiada siapa yang harus mengetahui tentang itu kerana kemesraan dan layanan sama rata terhadap peserta, penceramah mahupun rakan kongsi akan membuatkan mereka berasa selesa.

Walaupun terpaksa menghadapi pelbagai kerenah, isu atau masalah, dalam keadaan penat sekalipun, profesionalisme yang ditunjukkan itu akan membuahkan hasil.

Ini kerana pada penghujung acara, yang orang ingat ialah bagaimana mereka dilayan dan suasana di majlis itu tetapi bukan apa-apa yang diperkatakan oleh penceramah di atas pentas.

John Koh berkongsi beberapa tip penting dalam memastikan sesuatu acara itu dapat dilaksanakan dengan berjaya.

Antaranya Devil Out Details yang ditakrifkan sebagai faktor kejutan atau lebih dikenali sebagai wow factor dalam pengurusan acara yang menjurus kepada kemudahan untuk tetamu.

Sebagai contoh jelasnya, memudahkan urusan tetamu dari awal pendaftaran sehingga akhir acara termasuk menyediakan pelbagai kemudahan untuk mereka berasa kehadiran mereka amat dihargai.

“Daripada sekecil-kecil perkara bagaimana proses pendaftaran, penyambut tetamu, muzik dan persembahan, pakaian, sudut fotografi yang menarik untuk ditawarkan kepada pengunjung yang pasti akan mewujudkan satu pengalaman sukar dilupakan,” katanya.

Selain itu katanya lagi, perlunya pelan B dalam apa-apa juga perancangan dibuat kerana ia akan menjadi alternatif bagi perancang asal sekiranya gagal dilaksanakan.

“Ia sekurang-kurangnya dapat membantu dalam memastikan kelancaran sesuatu majlis atau acara dengan melakukan pemeriksaan lebih awal supaya rancangan dapat dibuat sebagai pelan tindakan berasingan.

“Pelan B sangat penting, ia boleh dijadikan sebagai persediaan awal jika pelan A tidak menjadi atau gagal, sekurang-kurangnya kita ada pelan B untuk dilaksanakan,” katanya.

John Koh

Ikuti Facebook Kami

Artikel Terbaru